إذا كنت ترغب، عزيزي القارئ، في معرفة كيفية كتابة بريد إلكتروني لدعوة مديري الفروع إلى أحد الاجتماعات المختلفة، فهذا ما سنقدمه لكم من خلال مقالتنا اليوم. العديد من الأفراد لديهم أحداث ومناسبات اجتماعية، أو أحداث مختلفة، ويرغبون في دعوة مديريهم للعمل ؛ حتى يتمكنوا من المشاركة فيه.

هناك بعض الأشخاص الذين لا يعرفون كيفية كتابة هذه الرسائل، وبالتالي يبدؤون بالبحث على الإنترنت عن أفضل الرسائل الجاهزة التي يمكن إرسالها مباشرة إلى المدير، ولديهم نوع من التقدير والرقي في الكلام.

هذا السؤال موجه لطلبة المرحلة الخامسة وتحديدا يتم دراسته في الوحدة الثانية من كتاب القراءة والتواصل اللغوي الذي يقدم لهم في المدارس السعودية ومن هنا لنراجع معكم جواب الرسالة. سؤال خلال السطور التالية، مع العلم بالمزايا والعيوب، ونصائح للكتابة، فقط تابعونا.

بريد إلكتروني يدعو مديري

تم طرح سؤال المدرسة هذا على الطلاب على النحو التالي –

اكتب بريدًا إلكترونيًا لدعوة مديري الفروع في الشركة إلى اجتماع نناقش فيه نتائج الزيارة وسبل الاستفادة منها.

الاجابة

يمكننا إرسال بريد إلكتروني موحد إلى جميع المسؤولين لدعوتهم إلى الاجتماع.

ونكتب في عنوان البريد الإلكتروني دعوة لحضور اجتماع.

من مدير العلاقات العامة السيد / أ ………

إلى السادة مديري فروعنا الموقرة.

بسم الله الرحمن الرحيم

بعد التحية …

أنا السيد / E ………… .. أدعوكم لحضور اجتماع الشركة الموقرة / ……………… لتقديم تقرير الزيارة التي تمت لماليزيا.

يجب أن يكون مكان الاجتماع في الغرفة رقم خمسة للاجتماعات.

والموعد هو يوم الأحد الموافق ……… الساعة الواحدة بعد الظهر.

يرجى الالتزام بالوقت المحدد.

شكرا جزيلا لك على شرفك.

الرسالة الثانية

هناك أنواع مختلفة من الرسائل يمكن إرسالها إلى مديرين مختلفين، ويمكن إرسال رسالة إلى المدير تدعوه إلى الاجتماع وتكون على النحو التالي –

من مسؤول العلاقات العامة بشركة الأستاذ / …….

إلى مديرو شركة ……….

الموضوع حضور اجتماع عاجل لرئيس مجلس الإدارة.

تاريخ………….

بسم الله الرحمن الرحيم

في البداية أود أن أقدم لكم خالص تحياتي وتقديري

ثم

تود الشركة / ………… .. .. أن تدعوكم لحضور اجتماعها الشهري الذي يتضمن هذه المرة مناقشة نتائج آخر زيارة قام بها العمال لدولة عربية.

نرجو منكم التفضل بالحضور الساعة العاشرة صباحا، في القاعة الرئيسية للشركة، مع الالتزام بكافة الإجراءات الاحترازية والوقائية المتخذة للحد من انتشار فيروس كورونا المستجد كوفيد -19.

نحن نحييكم ونقدر لكم جميعا.

التوقيع

ضابط علاقات عامة

مع كتابة الاسم.

الرسالة الثالثة

حُرر في …………………… ..

إلى الأستاذ (اكتب اسم مدير الفرع الموجه إليه الدعوة الإلكترونية)

بعد التحية والسلام ……… ..

نعلمكم أنه تقرر عقد اجتماع لمدراء الشركة / ………… .. وسيكون ذلك في يوم ……. الموافق ………. وذلك لمناقشة مجموعة من النتائج التي توصلت إليها الشركة بعد القيام بزيارات عديدة لمجموعة من الدول العربية المختلفة.

وتقبل كل تحياتنا وتقديرنا.

الدعوة مقدمة على شرفك السيد / E. ………………. مسؤول العلاقات العامة بالشركة.

ثم يتم إرسال الدعوة إلى جميع الأفراد المدعوين إلى هذا الاجتماع.

إرسال بريد إلكتروني إلى شخص ما

طبعا الاجتماعات واللقاءات التي تحدث بشكل دوري لها تأثير كبير على النظام ككل، فهي من الأجزاء المهمة داخل أي مؤسسة أو منظمة، ومن خلالها تتم مناقشة التفاصيل المختلفة، ومعرفة الإستراتيجية و الرؤية العامة للشركة، مع الإلمام بآخر المستجدات في المؤسسة، وجميع النتائج التي تم التوصل إليها وبالتالي المساهمة في مسيرة التقدم والنهضة.

المدراء والموظفون مدعوون إلى اجتماعات منتظمة ؛ لمعرفة آخر الأحداث التي شهدتها الجهة.

من الممكن الاعتماد على النماذج المعدة بالفعل، وبعد ذلك يبدأ الشخص في تعديلها، ويتم إرسالها بشكل جماعي إلى المديرين في كل مكان.

في الوقت الحالي يمكنك إرسال الدعوات الإلكترونية بسهولة وبدون أي تكلفة، ولست بحاجة إلى نقلها من مكان إلى آخر، كما يمكنك الحصول على رد على الدعوة في نفس اليوم دون انتظار الكثير من زمن.

يتم إنشاء هذا النوع من الدعوات بسهولة، ويمكنك استخدام مواقع التواصل الاجتماعي ؛ لإنشاء دعوة إلكترونية، وبعد ذلك تقوم بدعوة أشخاص مختلفين على حسابك الشخصي، ثم يبدأون في دعوة أصدقاء آخرين.

والخطوات هي كما يلي-

  • ابحث عن الحدث الذي تريد دعوة الأشخاص إليه.
  • بعد ذلك، حدد الوسيلة التي تريد توصيل الدعوة من خلالها. يمكنك استخدام البريد الإلكتروني أو Facebook أو الرسائل النصية، ثم تحديد الأصدقاء الذين تريد إرسال بطاقة الدعوة إليهم.
  • انقر فوق إرسال الدعوات.
  • هنا، سيتم إخطار الأشخاص من خلال إشعارات خاصة على Facebook، أو سيتم تمييزهم على أنهم تلقوا بريدًا إلكترونيًا.

إنشاء دعوة إلكترونية من خلال الهاتف المحمول

  • قم بالتمرير إلى اليسار أو اليمين وفقًا للغة التي يعمل بها هاتفك المحمول.
  • انقر على آخر الأخبار.
  • اذهب إلى القائمة على الجانب الأيمن وانقر على قائمة الأحداث.
  • انقر فوق علامة + الموجودة على اليمين، مما يعني إنشاء حدث.
  • انقر فوق إنشاء حدث خاص، هنا سيرى جميع المدعوين الحدث الذي قمت بإنشائه.
  • اكتب اسم الحدث والتاريخ والوقت والمكان، مع وصفه ببضعة أسطر.
  • انقر فوق إنشاء.
  • سترى كل التفاصيل والتاريخ والعنوان ويمكنك وضع الصورة المناسبة للحدث.
  • بعد ذلك، سيتم نشر جميع التفاصيل للأفراد المدعوين.

مزايا الدعوات الإلكترونية

  • لا تحتاج إلى وقت طويل للإرسال، وبالتالي فهي توفر الوقت والجهد، بنقرة واحدة على زر تجعل الدعوة تصل إلى جميع الأشخاص، دون الذهاب إلى كل واحد منهم على حدة لإبلاغه بالاجتماع.
  • يستطيع المدعو معرفة رد الأفراد الآخرين، وهل وصلت الرسالة إليهم أم لا، مع إمكانية الرد والتعليق على الرسالة.
  • يمكن بعد ذلك عقد الاجتماع إلكترونيًا، بالصوت والصورة دون الحاجة للذهاب إلى مقر الشركة.
  • تساعد هذه الدعوات في تحضير الأوراق وتجهيزها من قبل المدعوين، ويكون لديهم وقت كاف قبل الاجتماع لتنظيم جدول أعمالهم، وتحديد ما يتعلق بالموضوع الذي سيتم مناقشته دون جلب الكثير من الأوراق غير المفيدة.
  • احسب عدد المدعوين وعدد الاعتذارات حتى يتم عقد الاجتماع ويتم معرفة العدد المتوقع.
  • يمكن للمديرين التواصل قبل الاجتماع ؛ بحيث يتم فهم الأمور المختلفة دون أي خطأ أو سوء تفاهم في جميع الموضوعات التي سيتم طرحها.

مساوئ الدعوات الالكترونية

بالرغم من وجود العديد من المزايا للدعوات الإلكترونية إلا أن لها أحيانًا بعض العيوب والعيوب منها ما يلي –

  • قد يتم حذف بعض المعلومات الرئيسية للاجتماع، مما يؤدي إلى الغموض وسوء الفهم.
  • قد ينسى مدير العلاقات العامة اسمًا ولا يدعوه لحضور اجتماع، مما يؤدي إلى حدوث أزمة.
  • قد لا يرى المدير البريد الإلكتروني الذي تم إرساله إليه، وبالتالي يفوت الاجتماع، ولا يكون له رأي في القضايا التي ناقشها الأفراد الآخرون في اجتماع الشركة.

نصائح عامة لكتابة الدعوات

  • لا تحتوي الرسالة على أي محتوى غامض، لكنها شاملة وكافية.
  • يتم تحديد الأماكن بالتفصيل، بما في ذلك اليوم والتاريخ والموقع والمعلومات العامة الأخرى.
  • يجب كتابة سبب الاجتماع بإيجاز ودقة.
  • يفضل كتابة الشخص المدعو لهذا الاجتماع، مع طلب الرد من الشخص الذي يتم إرسال الدعوة إليه حتى يتم تأكيد الحضور.
  • يجب كتابة رسالة بريد إلكتروني موحدة وإرسالها إلى جميع الأشخاص وتكون واضحة.
  • من الضروري أن تبدأ الدعوة بتحية الأفراد، وإنهائها أيضًا بالترحيب عليهم.