هل إدارة المكاتب لديها مستقبل أم لا بما أن إدارة المكاتب هي الوظائف الأساسية الموجودة في جميع الشركات، فهي تتحمل مسؤولية مهام المكتب وإنهائها مثل حفظ الملفات.

بالإضافة إلى الرد على جميع المكالمات الهاتفية وهو تخصص موجود في العديد من الجامعات، فلنتعرف عليه من خلال.

هل إدارة المكاتب لها مستقبل

يتساءل الكثير من الناس عما إذا كان لإدارة المكاتب مستقبل أم لا هل من المتوقع أن يزداد الطلب على العاملين في هذا المجال

كما قال مكتب إحصاءات العمل الأمريكي، يمكن أن يزيد التوظيف في مجال إدارة المكاتب بنسبة 12٪ بين عامي 2012 و 2022، مما يعني أن 500 أخرى ستكون متاحة في هذه الفترة.

وإذا كنت تتساءل عما إذا كان لإدارة المكاتب مستقبل، فبالطبع نعم، يمكن لأي شخص أن يتقدم خلال عمله في هذا المجال، ويصبح مدير مكتب، وبعد ذلك سيكون مسؤولاً عن العديد من أعمال الشركة أو المؤسسة، بما في ذلك ما يلي

  • تنظيم وجدولة أهم الاجتماعات والمواعيد للشركة.
  • إدارة وتنظيم المراسلات داخل وخارج المكتب بما في ذلك البريد الإلكتروني، ومعالجة الشكاوى بدلاً من موظفي المكتب.
  • تنظيم ترتيبات النقل والإقامة لرجال الأعمال لجميع الرحلات المتعلقة بالعمل.
  • يراقب الشخص ويشرف على عمل فريق الإدارة ويوجههم ويقوض المهام إذا لزم الأمر.
  • يدير الميزانيات الخاصة بشراء أهم المستلزمات في الشركة بما في ذلك المكاتب والصيانة.
  • تنفيذ وتنظيم اجتماعات مجلس الإدارة بما في ذلك تنفيذ جداول الأعمال وتوزيعها.
  • تنسيق الأوراق ونظام الملفات على الحاسوب والإنترنت، من أجل الحفاظ على جميع الوثائق بالشكل الصحيح.
  • زود الموظفين الجدد بالمعدات التي يريدون القيام بعملهم، وساعدهم على الاستقرار فيها.

طبيعة دراسة إدارة المكاتب

هناك العديد من الدورات المختلفة في هذا المجال، وعلى الرغم من اختلافها باختلاف الجامعة أو الكلية، إلا أنها تشمل عادةً ما يلي

  • تكنولوجيا المكاتب، ورياضيات الأعمال، وتطبيقات برامج الكمبيوتر، وإدارة السجلات، وإدارة الأعمال.
  • قد يشمل التسويق والموارد البشرية والإجراءات المكتبية وأساسيات الكمبيوتر والسلوك التنظيمي.
  • بعد انتهاء سنوات الدراسة الجامعية يحصل الطالب على درجة البكالوريوس.

طبيعة العمل في مجال إدارة المكاتب

  • على الرغم من أن الخريجين من التخصصات الأخرى يعملون في هذا المجال، إلا أن الأولوية تعطى عادة لأولئك الذين حصلوا على درجة البكالوريوس في إدارة المكاتب أو إدارة الأعمال.
  • هذا لأن لديهم خلفية في دراسات الأعمال، ومن الممكن لخريجي هذا التخصص العمل في البداية في قسم الاستقبال أو إدخال البيانات.
  • بعد ذلك، يتم ترقيتهم ويعملون كمديري مكاتب في إحدى الشركات أو القطاعات المختلفة.
  • كما أنهم يتعاملون مع كل ما يتعلق بالبريد الإلكتروني والمتابعة والمكالمات الهاتفية وتنظيم المستندات وتنسيق المواعيد والحفاظ على أوراق الشركة.
  • كما يضطلعون بالمسؤولية والإشراف على المهام الإدارية داخل المنظمة، وينظمون أنشطة باقي الموظفين.
  • هذا لضمان إنجاز المهام الأساسية في الوقت المناسب.

وظائف إدارة المكاتب

  • التخطيط حيث يعتمد مديرو المكاتب كفاءتهم على التخطيط المنسق من أجل تحقيق الأهداف المطلوبة، ولكن قبل القيام بذلك من الضروري سرد ​​أهداف الشركة، يجب علينا تخطيط النهج الذي نتبعه لتحقيق ذلك.
  • التنظيم من الضروري إجراء التخطيط والتنظيم بالإضافة إلى وجود إدارة فعالة داخل المكتب. يجب أن تتوفر المواد التي تناسب كل مهمة موجودة حتى يتم إكمال البرنامج بطريقة ناجحة.
  • التوظيف يعد تعيين أعضاء الفريق أحد أهم وظائف مديري المكاتب، لذلك من الضروري أن يتم تنظيم التوظيف والتعيين بشكل جيد.
  • الاتصال للتواصل دور رئيسي في إدارة المكاتب سواء عن بعد أو داخل المؤسسة. الاتصال شيء أساسي ولا غنى عنه على جميع المستويات، سواء مع القادة أو أصحاب المصلحة.
  • المعرفة بالتكنولوجيا المناسبة يقصد بها استثمار الأدوات والتكنولوجيا المناسبة بشكل عام، حيث تعتبر من الوظائف الأساسية لإدارة المكاتب، وتؤكد أن التكنولوجيا تتطور باستمرار.
  • الإلهام والتحفيز من المهم لمديري المكاتب التركيز على الجانب العقلي والنفسي للموظفين. يساعد التحفيز المستمر للموظفين على تحقيق أفضل القدرات، ويبني الثقة بين أعضاء الفريق والمدير.
  • التدريب وبناء القدرات من الضروري تحديد احتياجات التدريب ورفع مستويات كفاءة موظفي المكتب.

أنواع وظائف إدارة المكاتب

من أجل معرفة ما إذا كانت إدارة المكاتب لها مستقبل أم لا، علينا أن نعرف أنواع وظائف إدارة المكاتب، وهي كالتالي

  • إدارة المكاتب للشركات وتشمل المدير في كل فرع لشركة معينة، لذلك يشرف مدير المنطقة على جميع المديرين في الفروع الأخرى.
  • يعتبر السفر بين مواقع فروع الشركة جانبا رئيسيا في الجوانب المتعلقة بهذه الوظيفة.
  • إدارة المكتب الطبي تتطلب منك هذه الوظيفة أن تعرف بالتفصيل علم التشريح وأن تكون على دراية بالإجراءات المخبرية وكذلك قوانين الرعاية الصحية.
  • وذلك لأن مديري هذه المكاتب يعملون داخل مكاتب الأطباء ويشرفون على جميع مساعدي الأطباء.
  • إدارة المكاتب القانونية تتطلب هذه الوظيفة خبرة الشخص العملية في القانون، وفهمًا عميقًا للإجراءات القانونية، حيث يشرف مديرو المكاتب على المساعدين الإداريين.
  • إدارة المكاتب الافتراضية في هذا النوع، يعمل مدير المكتب بدوام جزئي في العديد من الشركات الصغيرة.
  • ويرجع ذلك إلى رغبة هذه الشركات في التعاقد معها لوظائف إدارة المكاتب الافتراضية.

مهارات إدارة المكاتب

تعد المهارات الشخصية من أهم الأشياء لمديري المكاتب. يمكن لمدير المكتب أن يعمل كوسيط للإدارات المختلفة، للتواصل بين الإدارة العليا والموظفين أو بين الموارد البشرية والموظفين.

المهارات الفنية مهمة جدًا أيضًا لأنها يمكن أن تضيف قيمة كبيرة، خاصة مع التغيير المستمر في دور مدير المكتب.

مع التدريب المستمر نلاحظ أن قدرة الشخص على التعامل مع البرامج وفهم القوانين المتعلقة بالعمل تزداد بشكل كبير وأن الخبرة الفنية تزداد مع الوقت، ويجب أن نركز على بعض المهارات المهمة مثل

  • المهارات التنظيمية تعني أن التنوع في عدد الطلبات الخاصة بالدور الوظيفي يشير إلى التنظيم الجيد لمديري المكاتب، بل يشير إلى أنهم الأفضل.
  • مهارات التعامل مع الآخرين حتى يتمكنوا من التعامل مع جميع الموظفين وإحداث انطباع جيد لدى الزوار.
  • مهارات الاتصال تعني أن الموظفين لديهم أفكار واضحة، بحيث يمكن للإدارة العليا التخطيط للمستقبل.

خصائص مدير المكتب الفعال

  • يجب أن يكون مدير المكتب قائداً، وهذا يعني أن يكون قدوة حسنة لجميع الموظفين من حوله. يمكن للقائد القوي تحقيق النجاح الشامل.
  • يمتلك مهارات اتصال قوية، فهذه المهارات من أهم المهارات التي يجب توافرها في جميع الأدوار المهنية.
  • يجب أن يتمتع المدير بالثقة والإيمان بالنفس. الثقة بالنفس تجعل الآخرين يؤمنون بقدراتك والقرارات التي تتخذها.
  • الحاجة إلى أن تكون قادرًا على تحفيز الآخرين، من أهم مسؤوليات المدير تحفيز موظفيه على أساس دائم.
  • احترام المدير للموظفين، حيث يعتبر ذلك من أهم الإجراءات التي تؤدي إلى فهم المدير لفريقه، ومعرفة الأشياء التي تؤثر على أدائهم.
  • الاجتهاد والمثابرة لتحقيق الأهداف المرجوة. الجهود المستمرة لإكمال شيء ما ليست سوى أكبر دليل على الاجتهاد.